Em primeiro lugar, o EmailProspector não é um editor de texto, um utilitário para atividades na internet ou o seu OutLook Express. Ao propormos a criação de uma programa que tivesse a capacidade de gerenciar várias listas e suportar sem problemas até 2 milhões de e-mails em uma única lista tínhamos que partir para uma solução com banco de dados. Isto indica um programa robusto. Nenhum dos concorrentes diretos e indiretos do EmailProspector suporta esta quantidade em uma única lista.

Apagando listas e endereços de e-mail
Quando você instala o EmailProspector ele instala, além do programa, vários arquivos vazios que irão armazenar as suas listas, mensagens e os endereços de e-mails. Estes arquivos vão aumentando de tamanho na medida que você acrescenta mais endereços ou novas listas. Se você apaga uma lista, todos os endereços serão removidos um a um e consequentemente os arquivos diminuem de tamanho.

O EmailProspector não faz automaticamente nenhuma operação de deleção de e-mails e também não reverte nenhuma operação de deleção feita pelo usuário.

Portanto, tenha em mente que, quando maior as suas listas mais lenta será a operação de remover e-mails e outras operações corriqueiras. Se você pensa em apagar e-mails com frequência de listas grandes esta operação poderá ser extremamente lenta.

Há uma opção em Avançado | Reparo e Optimização de arquivos que apaga todas as listas e leva apenas alguns segundos. Se você tem listas de 1 milhão de e-mails e deseja apagar uma de apenas 50 e-mails, a maneira mais rápida é abrir esta lista e selecionar a opção Lista | Limpar Toda Lista. Se você tentar apagar uma lista pelo gerenciador de listas, o EmailProspector irá varrer todo o banco de dados para remover os 50 e-mails da lista desejada. Ou seja, poderá levar horas.

Backup
Qualquer programa que trabalha com banco de dados em nível profissional deve possuir rotinas de backup. Banco de dados, quando armazenados em computadores aonde eles estão sujeitos diretamente a ação do usuário, podem sofrer avarias por parte do próprio usuário bem como pelo sistema operacional ou pelo próprio hardware do computador. Uma falha no HD por exemplo, pode ser fatal.

O EmailProspector (versão Deluxe em diante) possui sua rotina de backup que pode efetuar cópias com apenas um clique de todo o seu banco de dados sem maiores problemas. O não uso deste recurso, além de ser completamente displicente, certamente trará problemas quando for necessário reverter os dados devido a um determinado procedimento.

Você deve fazer backup todos os dias e sempre que seja lançado um release do EmailProspector, antes de efetuar o download e uso dele, faça um backup antes.

Os backups diários devem ser gravados em arquivos (ou mídias) diferentes. Por exemplo, o arquivo de segunda-feira, você salva como backup-segunda, o de terça como backup-terça e assim sucessivamente. Se um problema aparecer no sábado, você poderá reverter para o backup de sexta-feira. Mas e se o problema já existia na sexta-feira e você não sabia, reverta para o de quinta-feira. Assim você nunca teria uma data crítica tão próxima do seu limite de backup.

Para uso de backup de preferência a discos ZIP, CD-ROM graváveis (não regraváveis ou Rewritable), Tapes ou um outro computador na sua rede. NÂO USE DISQUETES PARA BACKUP !

E, muito importante, não adianta nada fazer o backup na mesma máquina. Se ocorrer algum problema de hardware no seu HD ou vírus, adeus backup.

Atualização
Sempre que detectamos algum problema que comprometa a operação e uso do EmailProspector fazemos um release. Por exemplo, a versão em uso do EmailProspector é a 2.0.0.67. Este "67" indica que já ocorreram 67 pequenos reparos desde o lançamento da versão original "2.0.0.0". Nem todos os releases chegam a público. As vezes quando detectamos o efetuamos mais de uam mudança pulamos alguns número para controle da equipe de desenvolvimento. Por exemplo, pelo fato de removermos o ICQMiner e corrigirmos um problema de mensagem desnecessária, saímos da 2.0.0.65 para a 2.0.0.67.

Sempre disponiblizamos dois tipos de downloads: um total e o segmentado. Ao acessar o EmailProspector e selecionar a opção Ajuda | Atualizar Programa, será baixado a versão completa com os bancos de dados. Esta cópia não deve ser sobreposta a sua versão instalada a menos que você deseje apagar dados. Lembre-se que o EmailProspector "sai de fábrica" com os bancos de dados vazios e eles seriam sobrepostos ao seu banco de dados em uso.

Para a maioria dos usuários basta usar o executável, e para isto criamos o download segmentado. Na área de download você poderá encontrar o link direto para este arquivo. Ao solicitar este download você receberá um arquivo EP.EXE que ao ser executado irá descompactar o arquivo prospector.exe. Este arquivo deve ser instalado no mesmo diretório da sua versão em uso e consequentemente atualizará o seu sistema.

Nenhum dado será apagado e apenas o arquivo antigo executável será sobreposto por um novo.

Quando ocorrer a mudança de versão (por exemplo, da 2.0 para a 3.0), todo o sistema deverá ser baixado e instalado em um diretório diferente. A nova versão sempre possui um assistente para importar os dados da versão anterior para a nova.
Em outras palavras, o download segmentado (apenas do executável) somente funciona na mesma versão. Se você usa ainda a versão 1.11D ele não serve para você. Instale a 2.0 completa primeiro.