O EmailProspector possibilita manter listas de e-mails sem nenhum esforço adicional para bloquer ou incluir automaticamente endereços. Ele pode incluir remetentes através de e-mails que você recebeu em uma conta POP, pode bloquear os e-mails dessas mesmas contas e ainda notificar o proprietário do e-mail de cada operação feita com seu endereço.
A maneira mais prática de usar este recurso é trabalhar com contas com função predefinidas. As contas devem ser definidas apenas para entrada ou saída de usuário, sendo obviamente contas separadas (ex. lista-incluir@minhalista.com.br e lista-sair@minhalista.com.br) . Você deve criar estas contas no seu domínio, no seu servidor de e-mails POP3.
Siga a seqüência abaixo:
| 1. | O primeiro passo para ativar todo este sistema é acessar no menu principal Ferramentas | Mensagens Oepraiconais. Uma janela como a que segue será exibida: |
| 2. | Cadastre a conta com os dados configurados para ela como Senha, Login e nome do Servidor Pop. Em seguida você deve definir o tipo de conta. Assim o EmailProspector saberá o que fazer com os endereços recebidos por esta conta. Existem cinco tipos de contas explicados abaixo: |
Inclusão: Todas as mensagens recebidas nesta conta terão os seus remetentes automaticamente incluídos na lista associada. A inclusão se dá com o e-mail do remetente e o seu nome, se disponível na mensagem.
Inclusão em Todas as Listas – Esta opção é a mesma que anterior em função, mas inclui o endereço em todas as listas disponíveis.
Bloqueio - Todas as mensagens recebidas nesta conta terão os seus remetentes automaticamente bloqueados na lista associada. Note que nada é apagado, mas o endereço fica indisponível para a operação de envio/validação. É possível reativar um endereço clicando com o botão direito sobre ele ou usando as opções de manutenção da lista.
Bloqueio em Todas as Listas – Essa opção é a mesma que anterior em função mas procura pelo endereço de e-mail em qualquer lista bloqueando-o quando achado.
Incluir na lista negra – Use este formato quando desejar que os enderço recebido sejam incluídos diretamente na lista negra bloqueando em todo o programa também.
Contato – Use este formato quando desejar rastrear respostas dentro de uma lista. Em função é identica a opção de Inclusão mas ela apenas modifica o status do endereço indicando que o destinatário retornou uma mensagem.
Informando o destinatário como proceder
Após configurar devidamente as contas devemos ter em mente que o destinatários da mensagem, deve ser informado como pode ser excluído ou incluído em uma lista.
O método mais comum para informar aos seus destinatários como proceder é colocando uma informação no rodapé da mensagem. Dessa forma, o usuário ao ler a mensagem saberá como proceder.
Se você enviou uma mensagem em modo texto, você poderia configurar assim para indicar exclusão da lista:
"Para sair desta lista envie uma mensagem em branco para retirar@minhalista.com.br.
Se você enviou uma mensagem em modo HTML então seria interessante escrever logo o comando que irá disparar o programa de e-mail do usuário e já com o campo de assunto preenchido. No link da operação coloque o código:
mailto:lista@minhalista.com.br?subject=Retirar.
Veja o exemplo abaixo:
"Para ser retirado da lista envie um e-mail em branco clicando aqui.
Clicando no item acima, o Windows irá abrir o programa de e-mail do usuário já com o destinatário definido e o assunto com a palavra de comando definida. Cabe a ele apenas enviar o e-mail. No editor de mensagens do EmailProspector, esta operação de definição do link de e-mail pode ser feita de forma completamente automática. Basta selecionar o texto e usar o apção E-mail ao clicar com o botão direito.